inkooporderen

Een inkooporder (inkooporder of PO) is een formeel document van koper aan leverancier waarin de aankoop van specifieke goederen of diensten wordt vastgelegd tegen afgesproken prijzen en leveringsvoorwaarden. Een PO ontstaat doorgaans uit een inkoopverzoek dat via een goedkeuringsworkflow is goedgekeurd en vervolgens naar de leverancier is gestuurd; de PO fungeert als bindende bevestiging van de bestelling zodra de leverancier deze accepteert.

Een PO bevat doorgaans: het PO-nummer, de namen en adressen van koper en leverancier, leveringsadres, geplande leverdatum, artikelomschrijvingen, aantallen, eenheidsprijzen, totalen, betalingsvoorwaarden, leverings- en verpakkingsinstructies, relevante contractreferenties en incoterms; ook interne referenties en artikelcodes kunnen zijn opgenomen. POs kunnen standaard, blanket (raad) of contract-PO worden genoemd, afhankelijk van de relatie met de leverancier en de herhaalbaarheid van de aankopen.

Het doel van een inkooporder is duidelijke, formele en gestructureerde communicatie; het ondersteunt budgetcontrole, leveringszekerheid, traceerbaarheid en auditability. Het fungeert als bindend document onder voorwaarde van acceptatie door de leverancier en vormt een basis voor facturering en betaling.

Het proces verloopt doorgaans als volgt: behoefte en inkoopverzoek, goedkeuring, PO-aanmaak en verzending, leveranciersbevestiging, levering van goederen of uitvoering van diensten, ontvangstbeoordeling en validatie (drie-weg matching), facturering en betaling, en uiteindelijke PO-afsluiting. Inkooporderzorg is vaak geïntegreerd in moderne inkoop- en ERP-systemen voor betere controle en rapportage.