inkoopverzoek

Een inkoopverzoek is een intern verzoek binnen een organisatie om goederen of diensten aan te schaffen. Het dient als basis voor het inkoopproces en heeft tot doel behoefte vast te leggen, budget en planning te controleren en een route richting aanschaf te bepalen. Het is doorgaans geen bindende order, maar een aanvraag die goedkeuring en verdere stappen mogelijk maakt.

Een inkoopverzoek bevat meestal elementen zoals een beschrijving van de behoefte, gewenste hoeveelheid, gewenste leverdatum, kostenplaats of budget, leveringsvoorwaarden en afleveradres. Daarnaast kunnen prioriteit, eventuele leveranciers of gewenste specificaties, en bijlagen zoals tekeningen of documentatie worden genoemd. Het proces kan digitaal worden afgehandeld via een ERP- of e-procurement-systeem.

Na indiening volgt meestal een goedkeuringsworkflow. Afhankelijk van het bedrag en de interne regels wordt het verzoek beoordeeld op budget, naleving van procedures en verantwoording. Bij goedkeuring wordt doorgaans een inkooporder (bestelbon) gegenereerd en naar de leverancier gestuurd. In sommige gevallen wordt eerst een offerteaanvraag (RFQ) uitgezet bij meerdere leveranciers, waarna een keuze volgt.

Het inkoopverzoek onderscheidt zich van een inkooporder, dat een bindende bestelbevestiging is, en van een offerteaanvraag, die bedoeld is om offertes te verkrijgen. Een verzoek kan ook direct leiden tot een order bij een leverancier, afhankelijk van de interne werkwijzen.

Governance en meting: organisaties hanteren regels voor goedkeuringsniveaus, scheiding van taken en spend-controle. In publieke omgevingen kunnen aanvullende aanbestedingsregels gelden, met aandacht voor transparantie en documentatie.