formulierstatus

Formulierstatus is de huidige toestand van een formulier binnen een proces of systeem, die aangeeft in welke fase het formulier zich bevindt en wat de volgende stappen zijn. Het concept wordt veel toegepast in digitale formulieren, aanvraagprocessen en workflows, maar kan ook van toepassing zijn op papieren formulieren die digitaal gevolgd worden.

In digitale omgevingen wordt de formulierstatus vaak beheerd door een back-end workflow of een content- of formulierbeheer­systeem. De status wordt zichtbaar gemaakt voor de indiener en voor interne gebruikers, zodat men snel kan zien wat er nog moet gebeuren en wie er verantwoordelijk is. Een heldere statusverdeling helpt bij het bewaken van deadlines, notificaties en toegangsrechten.

Veel voorkomende statussen zijn bijvoorbeeld concept (ontwerp), ingediend, in behandeling, verwerkte/afgehandelde, goegekeurd/approved, afgewezen/rejected, voltooid of gearchiveerd. Extra statussen kunnen zijn wacht op informatie, wacht op betaling of verlopen. Transities tussen deze statussen worden meestal geactiveerd door gebruikersacties (indienen, goedkeuren, verifiëren) of door automatische regels (verlopen, automatische goedkeuring).

Het formulierstatus-veld wordt doorgaans opgeslagen met gerelateerde metadata zoals tijdstempel en verantwoordelijke gebruiker. Het kan worden gebruikt in meldingen, rapportages en dashboards om voortgang te monitoren en om de gebruikerservaring te verbeteren.

Bij het ontwerpen van formulierstatuses is het belangrijk om duidelijke, eenduidige termen te kiezen, het aantal staten beheersbaar te houden en consistentie te waarborgen met de bredere bedrijfsprocessen en beveiligingsregels.