formulierstatusveld

Het formulierstatusveld is een veld in een formulier of in de bijbehorende dataopslag waarmee de huidige status van een inzending of van het formulier zelf wordt vastgelegd. Het dient om de voortgang te volgen, automatisering en workflows aan te sturen en overzichtelijke rapportages mogelijk te maken.

In de praktijk is het meestal een enumeratieveld, zoals een keuzelijst of radiobuttons, met waarden als nieuw, in behandeling, goedgekeurd, afgewezen, voltooid en geannuleerd. Sommige systemen gebruiken korte codes of vertaalde termen. Het veld kan zichtbaar zijn voor de invuller of verborgen, afhankelijk van de gebruikersrollen en beveiligingsinstellingen.

Het formulierstatusveld kan betrekking hebben op de inzending zelf of op het formulier binnen een workflow. Bijvoorbeeld een inzending kan beginnen met de status in afwachting, vervolgens in behandeling gaan, en uiteindelijk worden afgerond. Het veld fungeert als een controlepunt voor automatisering: bij wijziging van de status kunnen notificaties worden verzonden, taken worden aangemaakt of vervolgacties worden gestart. Een auditlog van wijzigingen is vaak standaard, zodat de geschiedenis van de statustransities kan worden gevolgd.

Technisch gezien wordt het veld meestal opgeslagen als een kolom in de submissions-dataset of als een eigenschap van een formulierobject. Het ontwerp kent vaak validatie van toegestane statussen, een standaardwaarde voor nieuwe inzendingen en ondersteuning voor lokalisatie zodat de status in de gewenste taal wordt weergegeven. Het formulierstatusveld is daarmee een kerncomponent in het beheren van processen rond formulierdata.