dossierbeheer

Dossierbeheer is de organisatorische en juridische discipline die zich bezighoudt met het beheer van dossiers of bestanden binnen organisaties. Het omvat zowel digitale als fysieke records en bestrijkt de hele levenscyclus: van aanmaak en classificatie tot opslag, doorzoekbaarheid, wijziging, uitwisseling, archivering en vernietiging. Het doel is betrouwbaarheid, integriteit, toegankelijkheid en privacy van de informatie te waarborgen en te voldoen aan wet- en regelgeving.

Dossierbeheer omvat onder meer het gebruik van metadata- en classificatiesystemen, versiebeheer, toegangsrechten, authenticatie en logging. Een dossierbeheerder ziet toe op de juiste indeling (bijv. per klant, patiënt of zaak), bewaartermijnen en bewaarsystemen, en beheert migraties bij systeemvernieuwing. In de praktijk wordt vaak gewerkt met Document Management Systemen (DMS) of elektronische dossiers en archiefsysteem.

Juridische context: in zowel publieke als private organisaties gelden regels zoals de AVG/GDPR, de archiefwet en sectorale normen. Retentietermijnen bepalen hoelang gegevens bewaard blijven; daarna volgt vernietiging of anonimisering. Dossierbeheer vereist privacy-by-design, beperkt toegangsniveau, encryptie waar mogelijk en audit trails.

Rol en verantwoordelijkheden: de dossierbeheerder is verantwoordelijk voor consistente classificatie, betrouwbaarheid, privacybescherming en tijdige vernietiging. Best practices omvatten een duidelijke taxonomie, gestandaardiseerde metadata, periodieke controles, training en procedures voor onboarding en offboarding van personeel.

Samenvattend focuses dossierbeheer op betrouwbare, toegankelijke en compliant omgang met dossiers gedurende hun hele levenscyclus.