dokumenten

Dokumenten bezeichnet schriftliche, visuelle oder elektronische Aufzeichnungen, die Informationen enthalten oder Belege für Vorgänge liefern. Sie dienen der Kommunikation, der Nachweisführung, der Verwaltung und der Archivierung. In Organisationen unterscheiden sich Dokumente nach ihrem Zweck, ihrem Format und ihrem Verwendungszyklus. Neben klassischen Papierdokumenten gewinnen digitale Dokumente an Bedeutung, doch bleibt der Begriff oft kontextabhängig.

Zu den Haupttypen zählen offizielle Dokumente wie Verträge, Genehmigungen oder Berichte, betriebliche Unterlagen wie Formulare und Protokolle sowie persönliche Unterlagen wie Briefe oder Notizen. Digitale Dokumente liegen in Formaten wie PDF, DOCX, HTML, XML oder reinen Textdateien vor. Typischerweise enthält ein Dokument Metadaten (Autor, Datum, Version, Zugriffsrechte) und kann zusätzliche Merkmale wie digitale Signaturen oder Verschlüsselung besitzen, um Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit sicherzustellen.

Lebenszyklus und Verwaltung umfassen Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Speicherung, Auffindbarkeit, Archivierung und schließlich Löschung oder Vernichtung. Dokumentenmanagementsysteme unterstützen Versionierung, Indexierung, Berechtigungen und Audit-Trails, um Transparenz und Kontrolle zu gewährleisten. Retentionsfristen richten sich nach Geschäftsbedürfnissen, rechtlichen Vorgaben und regulatorischen Anforderungen.

Standards und Rechtsrahmen beschäftigen sich mit Interoperabilität, Langzeitzugänglichkeit und Rechtsgültigkeit von Dokumenten. Beispiele sind PDF/A für archivalische Langzeitformate, Metadatenstandards wie Dublin Core und allgemeine Normen für Informations- und Dokumentenmanagement. Dokumente können als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten gelten, weshalb Zuverlässigkeit, Nachprüfbarkeit und Einhaltung von Datenschutzvorgaben eine zentrale Rolle spielen.