disclosureproces

Een disclosureproces is een gestructureerde reeks stappen waarmee informatie openbaar wordt gemaakt aan andere partijen volgens wettelijke, regelgevende of contractuele verplichtingen. Het kan voorkomen in de corporate wereld bij toezichthouders en audits, bij juridische procedures, tijdens due diligence bij fusies en overnames, bij onderzoeken door compliance-afdelingen, of in de context van publieke verslaggeving. Het doel is relevante feiten bekend te maken terwijl men rekening houdt met privacywetgeving en met wettelijke privileges, zoals advocaat-geheim.

De kernfasen omvatten planning, identificatie en scope, verzameling en beoordeling, redactie en classificatie, productie of bekendmaking, en follow-up. In de planfase wordt bepaald welke informatie moet worden vrijgegeven, wie de ontvangers zijn en welke termijnen gelden. Bij verzameling en beoordeling worden documenten en data verzameld en getoetst op relevantie, legaliteit, en eventuele privilege. Redactie en indexering zorgen voor duidelijkheid en bescherming van vertrouwelijke informatie. Bij productie wordt de informatie via een beveiligd kanaal verstrekt of binnen een gerechtelijke procedure. Tijdens follow-up kunnen verduidelijkingen, aanvullende verzoeken en aanvullende disclosures volgen. Governance omvat documentatie en controles ter verantwoording en audit trails.

Belangrijke overwegingen zijn privileges en vertrouwelijkheid, privacy en gegevensbescherming, grensoverschrijdende verwerking, en het risico van niet-naleving of onvolledige disclosures. Organisaties betrekken vaak externe adviseurs en hanteren interne beleidslijnen en normen. Het evenwicht tussen transparantie en beveiliging, de naleving van deadlines, en een duidelijke traceerbaarheid zijn cruciaal voor een effectief en verantwoord disclosureproces.