datamateriaalbeheer

Datamateriaalbeheer is het systematisch organiseren, bewaren en toegankelijk maken van data-materiaal die in onderzoek, ontwikkeling of operationele processen wordt gebruikt. Het omvat datasets, bestanden en gerelateerde metadata en provenance, zodat de herbruikbaarheid en verificatie van gegevens mogelijk blijven.

De levenscyclus van datamateriaalbeheer omvat planning en ontwerp, verwerving of creatie van data, classificatie en metadata, opslag en beveiliging, toegangscontrole en versies. Vervolgens vindt langetermijnbewaring of archivering plaats, en uiteindelijk verwijdering of afstoting van verouderd materiaal. Het doel is om data gedurende hun gehele bruikbaarheidsduur beschikbaar, betrouwbaar en traceerbaar te houden.

Belangrijke rollen zijn de data-eigenaar, die verantwoordelijk is voor beleid en toestemming; de data steward en data manager, die toezicht houden op dagelijkse uitvoering en naleving van afspraken; en onderzoekers en IT, die bijdragen aan operationele handelingen en technische implementatie. Samen vormen zij een governance- en operationele structuur voor datamateriaal.

Standaarden en findbaarheid komen terug in het gebruik van metadata-standaarden en registratiesystemen, zoals DCAT-AP en DataCite-identifier, en in het beschikbaar stellen van data via een data catalogus of data repository. Dit vergroot de vindbaarheid, herbruikbaarheid en citatie van data.

Beveiliging en privacy staan centraal: naleving van AVG/GDPR, passende toegangscontrole, encryptie en pseudonimisering waar nodig, en duidelijke licenties en gebruiksvoorwaarden. Praktisch wordt datamateriaalbeheer vaak vormgegeven via een data management plan (DMP) en instrumenten zoals opslag, versiebeheer, back-ups en bewaartermijnen.