databehoud

Databehoud is het beleid en de praktijk om gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren voor operationele, juridische en historische doeleinden. Het doel is om informatie beschikbaar te houden wanneer die nodig is, terwijl verouderde of overbodige gegevens tijdig worden verwijderd. Een retentiebeleid bepaalt welke gegevens moeten worden bewaard, hoe lang, en onder welke omstandigheden ze zullen worden gearchiveerd of vernietigd.

In organisaties wordt doorgaans onderscheid gemaakt tussen databehoud, archivering en back-up. Archivering richt zich op langdurige opslag van minder vaak geraadpleegde gegevens, terwijl back-ups dienen voor herstel na een storing of incident. Behoudsprocessen worden ondersteund door duidelijke bewaartermijnen, data-eigenaren en governance-structuren die toezicht houden op naleving en audits.

Gegevens die onder databehoud vallen, omvatten operationele records, transacties, logs, e-mails en persoonlijke gegevens. De bewaartermijnen hangen af van het type data en de jurisdictie, en moeten in overeenstemming zijn met privacywetgeving, wettelijke vereisten en zakelijke behoeften. Organisaties implementeren maatregelen zoals metadata-catalogus, classificatie en toegangscontroles om data te beschermen gedurende de bewaartermijn en bij verwijdering.

Technische aspecten omvatten datalifecycle management, archiveringstechnieken, encryptie, beveiligde verwijdering en verificatie van vernietiging. Compliance vereist regelmatige audits, documentatie van bewaartermijnen en het kunnen voldoen aan verzoeken tot inzage of verwijdering van persoonsgegevens.