aanwezigheidregistraties

Aanwezigheidregistraties zijn systemen en processen waarmee op organisatieniveau wordt vastgelegd wie wanneer aanwezig is op een locatie of bij een activiteit. De registraties kunnen betrekking hebben op medewerkers, studenten, bezoekers of deelnemers aan een evenement en bestaan doorgaans uit identificatiegegevens, tijdstippen en, indien van toepassing, locatiegegevens.

Doeleinden zijn onder meer loon- en roostersadministratie, veiligheids- en continuïteitsplanning, toegangsbeheer, en verantwoording bij audits of regelgeving.

Technieken variëren van handmatige aanmeld- en afmeldprocedures tot digitale oplossingen zoals badge- of kloksystemen, kaartlezers, elektronische roosters of logbestanden van gebouwen en applicaties. Geavanceerde systemen kunnen biometrische methoden gebruiken. De kwaliteit van de registraties hangt af van nauwkeurigheid, authenticatie en beveiliging.

Privacy en gegevensbescherming zijn centrale aandachtspunten. In de Europese Unie vallen aanwezigheidregistraties onder de AVG/GDPR. Belangrijke principes zijn doelbinding, gegevensminimalisatie, transparantie, beveiliging en beperkte bewaartermijnen. Organisaties moeten een rechtsgrond hebben (bijvoorbeeld gerechtvaardigd belang of contractuele noodzaak), een functionaris voor gegevensbescherming overwegen en een DPIA uitvoeren bij hoge privacyrisico's.

Bij implementatie is heldere governance essentieel: vastgestelde verwerkingsdoelen, rollen (verwerkingsverantwoordelijke en verwerkers), toegangsrechten, privacybewustzijn en periodieke evaluaties. Uitdagingen omvatten foutpositieven/negatieve identificatie, privacyzorgen onder medewerkers en situaties waarin aanwezigheid snel vastgesteld moet worden zonder onnodige invasie van privacy.