aanwezigenlijst

Aanwezigenlijst is een document, digitaal of op papier, waarin de personen die aanwezig zijn bij een vergadering, bijeenkomst of evenement worden geregistreerd. Het doel is het vastleggen van aanwezigheid, het bepalen van quorum en de identificatie van deelnemers voor notulen, besluiten en verantwoordelijkheden tijdens het evenement.

De correspondentie op een aanwezigheidslijst bevat doorgaans naam, organisatie of afdeling, functie of rol, tijdstip van binnenkomst en, indien van toepassing, een handtekening of digitale bevestiging. Soms wordt ook de afwezigheid vermeld met een korte toelichting. De lijst kan per vergadering verschillen afhankelijk van de context.

Toepassingsgebieden zijn onder meer gemeentelijke en openbare vergaderingen, bedrijfs- en bestuursvergaderingen, schoolraden, verenigingen, conferenties en trainingen. Het kan dienen als bewijs van aanwezigheid bij stemming, spreektijd of deelname aan besluitvormingsprocessen.

Omdat het persoonsgegevens betreft, vallen aanwezigheidslijsten onder privacywetgeving zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Organisaties moeten gegevens beperking, doelbinding en bewaartermijnen toepassen, beveiliging waarborgen en beperkte toegang regelen. In sommige gevallen is een aanwezigheidslijst wettelijk vereist; in andere gevallen kan het minder strikt worden bijgehouden.

Bij notulen wordt meestal een korte aanwezigheidslijst opgenomen en doorgaans bij digitale systemen wordt toestemming of duidelijke gebruiksvoorwaarden gevraagd. Het beleid rondom bewaartermijn en privacy dient duidelijk te zijn voor deelnemers. Zie ook: notulen, quorum, privacy en gegevensbescherming.