Vertragsprozess

Der Vertragsprozess bezeichnet den systematischen Ablauf zur Erstellung, Prüfung, Unterzeichnung und Umsetzung von Verträgen in Organisationen. Er verbindet juristische Sicherheit mit kaufmännischen Zielen und dient der Klarstellung von Rechten, Pflichten, Preisen und Risikoverteilung über den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags.

Typische Phasen sind Initiierung (Bedarfsfeststellung und Zielsetzung), Verhandlung (Konditionen, Term Sheet), Entwurf und Prüfung (Recht, Compliance), Freigabe (Budget, Freigabegänge) sowie Unterzeichnung (analog oder elektronisch) und Umsetzung. Danach folgt die laufende Vertragsverwaltung, mögliche Änderungs- oder Verlängerungsprozesse.

Beteiligte sind Auftraggeber und Auftragnehmer, Einkauf/ Beschaffung, Rechtsabteilung, Compliance, Finanzen und ein Vertragsmanager oder Projektleiter. Klare Rollen, definierte Verantwortlichkeiten und Freigabewege sind entscheidend, ebenso wie Versionierung, Audit-Trails und Dokumentenmanagement.

Wichtige Unterlagen umfassen Angebot, Ausschreibung oder RFP, Vertragstext, Nachträge, Service Level Agreement, Leistungsnachweise, Geheimhaltungs- oder Vertraulichkeitsvereinbarungen sowie Musterverträge. Elektronische Signaturen und Vorlagen erleichtern Standardisierung und Nachverfolgbarkeit.

Vorteile sind Transparenz, Risikominimierung und Effizienzsteigerung. Herausforderungen sind Verzögerungen, unklare Zuständigkeiten und Änderungswünsche. Typische Kennzahlen messen Durchlaufzeit, Anzahl Änderungen, Freigaben und Rechtsstreitigkeiten. Mit CLM-Systemen, standardisierten Vorlagen und klaren Governance-Strukturen lässt sich der Prozess kontinuierlich verbessern.