Unternehmensarchive

Ein Unternehmensarchiv sammelt und bewahrt Belege und Informationen, die aus der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens entstanden sind. Ziel ist die langfristige Verfügbarkeit für Rechtsnachweis, Rechenschaftspflicht und unternehmensweites Wissensmanagement.

Typische Bestandteile sind physische Aktenbestände, Verträge, Buchhaltungsunterlagen, Korrespondenz, E-Mails, technische Dokumentationen, Produktunterlagen und Präsentationen. Die Archive unterscheiden zwischen Fach-, Abteilungs- und Konzernarchiven. Das Provenienzprinzip, eine klare Provenienz und eine klare Klassifikation nach Funktionsbereichen sichern die Zuordnung der Unterlagen. Aufbewahrungsfristen und regelmäßige Aussonderungen regeln den Bestand.

Bei digitalen Archiven kommen Dokumente in DMS- oder ECM-Systemen zusammen. Wichtige Anforderungen betreffen Metadaten, Langzeitspeicherung, Formatstabilität und regelmäßige Migrationen. Der Zugang ist durch Rollen, Berechtigungen und Audit-Trails geregelt; Authentizität und Integrität des Archivguts müssen gewährleistet bleiben.

Rechtlich stehen Aufbewahrungspflichten nach Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und Steuergesetzen im Vordergrund; Datenschutzbestimmungen (DSGVO) beeinflussen die Speicherung und Löschung personenbezogener Daten. Unternehmensarchive erfüllen Governance- und Compliance-Ziele und unterstützen interne Kontrollen, Auditprozesse und Risikobewertungen.

Unternehmensarchive tragen zum wirtschaftlichen Gedächtnis, zur Transparenz und zur Rechenschaftspflicht bei. Entwicklungen wie Digitalisierung, Cloud-Archivierung und Automatisierung verändern Abläufe, Standards und Kostenstrukturen. Zentrale Herausforderungen sind Migration alter Formate, Sicherstellung der Langzeitlesbarkeit und Schutz sensibler Informationen.