Terminerfassung

Terminerfassung bezeichnet den Prozess der Erfassung und Verwaltung von Terminen in IT-gestützten Systemen. Sie kommt in Bereichen wie Gesundheitswesen, Dienstleistungssektor oder Projektmanagement zum Einsatz. Typische Inhalte sind Datum, Uhrzeit, Ort, beteiligte Personen, Art der Dienstleistung, Grund des Termins sowie der Status.

Der Prozess umfasst Dateneingabe durch Mitarbeitende oder Selbstservice, Validierung, Konfliktprüfung und die Synchronisation mit Kalendern und Ressourcenplänen. Automatisierungen wie Erinnerungen oder Bestätigungen ergänzen den Ablauf. Änderungen werden historisiert, um nachvollziehbare Audit-Trails zu gewährleisten. Schnittstellen ermöglichen Datenaustausch via API oder iCalendar.

Zentrale Datenfelder sind Termin-ID, Terminzeitraum, Ort/Ressource, Kunde/Patient, Behandler, Dienstleistung, Status und Notizen. In vielen Systemen steuern Rollen- und Zugriffskontrollen den Datenschutz. Terminerfassung erfolgt sowohl lokal in Praxis- oder Bürosoftware als auch online über Webformulare oder Apps.

Nutzen sind bessere Planung, effizientere Ressourcennutzung, geringere No-Shows und verbesserte Kundenzufriedenheit. Herausforderungen umfassen Dubletten, inkonsistente Daten, unvollständige Eingaben und Datenschutzanforderungen. Eine gute Praxis setzt klare Validierungsregeln, regelmäßige Datenpflege und angemessene Zugriffskontrollen voraus.

Rechtliche Rahmenbedingungen betreffen Datenschutz (DSGVO/GDPR), Zweckbindung, Datensparsamkeit und Aufbewahrung. Im Gesundheitswesen können zusätzliche Anforderungen gelten. Beispiele für Anwendungen finden sich in Arztpraxen, Krankenhäusern, Servicestellen und Event-/Facility-Management. Online-Terminbuchung wird häufig mit Terminverwaltung und Abrechnung vernetzt.