Sollicitatiedossiers

Sollicitatiedossiers is de verzameling documenten die een kandidaat aanlevert bij een sollicitatie om zijn of haar kwalificaties en geschiktheid voor een functie aan te tonen. In de Nederlandse praktijk verwijst de term naar de samenstelling van materiaal dat een sollicitant aan een potentiële werkgever geeft, digitaal of in gedrukte vorm, ter ondersteuning van de beoordeling. Het dossier bevat doorgaans een curriculum vitae, een motivatiebrief, kopieën van diploma’s en certificaten, referenties of aanbevelingsbrieven, en indien relevant portfolios of werkvoorbeelden. Afhankelijk van de functie kunnen ook resultaten van tests of assessments worden opgenomen. In sommige sectoren kunnen daarnaast achtergrond- of veiligheidscontroles vereist zijn, met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Juridische en privacyaspecten: sollicitatiedossiers vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en nationale privacywetgeving. De verwerking moet doelgebonden en proportioneel zijn, met het doel van werving en selectie als primaire grondslag. Gegevens dienen veilig opgeslagen te worden en alleen toegankelijk te zijn voor betrokken personen. Sollicitanten hebben rechten op inzage, correctie en verwijdering, en kunnen bezwaar maken tegen deelprocessen. Retentieperiodes variëren; na afronding van de sollicitatie dienen gegevens meestal te worden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij er een gerechtvaardigd belang is om de gegevens langer te bewaren of de sollicitant toestemming geeft voor langer behoud, bijvoorbeeld voor toekomstige vacatures.

Oplettendheid en ethiek: het dossier kan de kans op een gelijke behandeling beïnvloeden; organisaties sturen aan op zorgvuldige omgang met data, duidelijke communicatie over doeleinden en mogelijkheden voor betrokkene om gegevens aan te vullen of te corrigeren.