Softwareauswahl

Softwareauswahl bezeichnet den systematischen Prozess, bei dem eine Organisation eine passende Softwarelösung auswählt, die definierte Anforderungen erfüllt und langfristig betreibbar ist.

Typische Phasen sind Bedarfsanalyse, Zielbildfestlegung, Erarbeitung eines Anforderungskatalogs, Marktrecherche und Shortlisting, Einholung von Angeboten (RFI/RFP), Produktvorführungen, Proof of Concept, Bewertung, Entscheidungs- und Freigabeprozess sowie Planung der Implementierung.

Zentrale Kriterien umfassen Funktionsumfang, Integrationsfähigkeit, Skalierbarkeit, Sicherheit, Datenschutz und Compliance, Migrationserfordernisse, Schulung, Support sowie Vendor-Stabilität. Kostenaspekte umfassen Anschaffung oder Lizenzmodelle, laufende Betriebskosten und Total Cost of Ownership.

Methoden sind Bewertungsmatrix oder Scoring-Modell, Gewichtung einzelner Kriterien, Benchmarking, PoC, Referenzbesuche und Sicherheitsprüfungen. Typische Dokumente sind Lastenheft, Pflichtenheft und Entscheidungsprotokolle.

Wesentliche Stakeholder sind IT-Abteilung, Fachbereiche, Einkauf, Datenschutz und Compliance, sowie die Geschäftsführung. Eine klare Governance, projektbezogene Rollen und ein realistischer Zeitplan verbessern Transparenz und Akzeptanz.

Herausforderungen sind unklare Anforderungen, lückenhafte Informationen, hoher Integrationsaufwand, Änderungsmanagement, potenzieller Vendor-Lock-in und lange Entscheidungszyklen. Risikomanagement und frühzeitige Einbindung der Stakeholder mindern Missverständnisse.

Das Ergebnis ist eine dokumentierte, nachprüfbare Entscheidungsgrundlage, die Budget, Verantwortlichkeiten, Implementierungsplan und Erfolgskennzahlen umfasst und die Grundlage für die anschließende Beschaffung, Implementierung und Betrieb legt.