Projektdokumente

Projektdokumente bezeichnet die Gesamtheit schriftlicher Unterlagen, die im Verlauf eines Projekts erstellt, genutzt und aufbewahrt werden. Sie dienen der Planungs-, Steuerungs- und Nachweisfunktion: Sie kommunizieren Ziele und Anforderungen, dokumentieren Entscheidungen, ermöglichen die Nachverfolgbarkeit von Änderungen und unterstützen die Übergabe in Betrieb oder Wartung.

Zu den zentralen Dokumenten gehören der Projektauftrag, Lasten- und Pflichtenhefte, Projektplan, Termin- und Ressourcenpläne, Kosten- und Budgetpläne, Risikomanagementplan, Qualitätsplan und Kommunikationsplan; technische Dokumentationen wie Systemarchitektur, Spezifikationen und Schnittstellenbeschreibungen; Testpläne und -berichte; Abnahmedokumente; Änderungsdokumente wie Change Requests; Protokolle von Meetings; Statusberichte; Benutzerdokumentation und Betriebshandbücher; Abschlussdokumente wie Abschlussbericht, Lessons Learned und Archivierungsunterlagen.

Erstellung und Pflege von Projektdokumenten erfolgen in der Regel iterativ über den Projektlebenszyklus. Dokumente werden verfasst, überprüft, freigegeben, versioniert und aktualisiert. Typische Instrumente sind Dokumentenmanagement-Systeme, Metadaten, Versionskontrolle, Freigabeprozesse sowie klare Rollen- und Zugriffsrechte. Gute Projektdokumentation erhöht Transparenz, reduziert Risiken, erleichtert Audits und Rechtsfragen und unterstützt eine reibungslose Übergabe in Betrieb oder Wartung.

In der Praxis dienen Projektdokumente verschiedenen Zielgruppen, darunter Projektteam, Management, Auftraggeber und später Betriebspersonal. Oft werden sie durch unternehmensspezifische Vorlagen, Richtlinien und Standards ergänzt, etwa verankerte Prozesse zur Dokumentenlenkung und Archivierung.