Medewerkergegevens

Medewerkergegevens zijn de persoonlijke gegevens van werknemers die een werkgever verzamelt en verwerkt in het kader van de arbeidsrelatie. Hieronder vallen zowel actuele als voormalige medewerkers. Het doel van de verwerking is doorgaans HR-management, salarisverlening, fiscale en sociale zekerheidsverplichtingen en overige wettelijke vereisten.

Typische categorieën van medewerkergegevens omvatten identificatiegegevens (naam, adres, geboortedatum, BSN), contactgegevens, arbeidscontract en functievermelding, verlof- en verzuimgegevens, loon- en fiscale gegevens, pensioen- en verzekeringsovereenkomsten, opleidings- en kwalificatiegegevens, en relevante gegevens met betrekking tot prestaties, gedrag en eventuele disciplinaire dossiers. Daarnaast kunnen medische gegevens noodzakelijk zijn voor ziekteverzuim of arbeidsongeschiktheid, onder strikte beperkingen en met säkerheid van toestemming of wettelijke basis.

De verwerking van medewerkergegevens moet voldoen aan de privacywetgeving, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Werkgevers moeten een wettelijke basis hebben voor elke verwerkingshandeling, transparant zijn over doeleinden, en de gegevens alleen bewaren zolang nodig is (retentiebeleid). Medewerkers hebben rechten zoals inzage, correctie, verwijdering, dataportabiliteit en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. Verwerking met betrekking tot bijzondere gegevens, zoals gezondheid, vereist extra waarborgen en meestal expliciete toestemming of een wettelijke uitzondering.

Beveiliging en governance zijn essentieel. Organisaties treffen passende technische en organisatorische maatregelen (bijv. toegangscontrole, encryptie, logging) en sluiten verwerkersovereenkomsten met derden (payroll, pensioen, arbodiensten). Bij verwerking op grotere schaal of met gevoelige gegevens kan een Data Protection Impact Assessment (DPIA) noodzakelijk zijn, evenals aanwijzing van een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG/ DPO) afhankelijk van de aard en omvang van de verwerking.