Kostenbeeld

Kostenbeeld is een term uit kostenbeheer en projectmanagement die verwijst naar een actueel overzicht van de kosten van een project, programma of organisatie. Het brengt gerealiseerde kosten, nog te honoreren verplichtingen en prognoses samen om de ontwikkeling van de kosten ten opzichte van het begrotingskader zichtbaar te maken. Het dient als basis voor besluitvorming en kostenbeheersing.

Een kostenbeeld bevat doorgaans onderdelen zoals feitelijke kosten tot nu toe, vastgelegde maar nog niet gefactureerde verplichtingen, en forecasted costs tot voltooiing. Daarnaast geeft het informatie over de geschatte eindkost (estimate at completion), afwijkingen ten opzichte van het budget en de belangrijkste risico’s die van invloed zijn op toekomstige uitgaven. In veel organisaties wordt het kostenbeeld toegepast in managementrapportages en dashboards.

Het kostenbeeld wordt meestal maandelijks of per kwartaal opgesteld, door de projectcontroller, finance- of PMO-afdeling. Data komen uit het financiële systeem en het projectmanagementsysteem en worden samengebracht in een overzicht dat beschikbaar is voor het management. Het doel is tijdig inzicht te geven in kostenontwikkeling en om bij te sturen waar nodig.

Voordelen zijn betere kostcontrole, ondersteuning van besluitvorming en verhoging van transparantie. Beperkingen omvatten afhankelijkheid van de kwaliteit en actualiteit van de data, onzekerheid in prognoses en de mogelijkheid dat kosten op verschillende kostensoorten worden verdeeld, waardoor interpretatiecomplexiteit ontstaat.

Zie ook: budgeting, kostenbeheersing, forecasting.