Konzeptdokument

Ein Konzeptdokument ist ein formelles Dokument, das den konzeptionellen Rahmen, die Zielsetzung und die Vorgehensweise eines Projekts, Produkts oder Veränderungsvorhabens festhält. Es dient der verständlichen Kommunikation mit Stakeholdern und bildet die Grundlage für Entscheidungen, Planung und Budgetierung.

Inhaltlich umfasst es in der Regel Problemstellung, Zielsetzung, Anwendungsfall, Abgrenzung des Umfangs, Annahmen, Rahmenbedingungen, Risiko- und Nutzenabschätzung sowie eine Beschreibung des angedachten Lösungswegs oder der Lösungsalternativen. Zusätzlich können eine grobe Architektur, Schnittstellen, Datenmodell, Meilensteine, Ressourcenbedarf, Kostenrahmen und Erfolgskriterien aufgenommen werden.

Entstehung und Nutzung: Das Konzeptdokument wird früh im Projekt erstellt – oft nach der Ideen- oder Vorstudienphase – und dient der Abstimmung zwischen Auftraggebern, Auftragnehmern, Investoren und Fachbereichen. Es dient als Basis für weiterführende Dokumente wie Lasten- und Pflichtenheft, bzw. für detaillierte Anforderungsspezifikationen. Je nach Organisation kann es formell genehmigt oder als Grundlagenpapier genutzt werden.

Nutzen: Es klärt Zweck, Nutzen, Umfang und Randbedingungen, reduziert Risiken durch frühzeitige Auseinandersetzung mit Lösungsoptionen, schafft Transparenz und erleichtert Investitionsentscheidungen sowie die spätere Umsetzung.

Hintergrund: In der deutschen IT- und Projektpraxis wird das Konzeptdokument häufig parallel oder vor einem Pflichten- oder Lastenheft erstellt. Es kann je nach Branche variieren und trägt unterschiedliche Bezeichnungen, etwa Konzeptstudie oder Machbarkeitsstudie.