Kommunikationssitzung

Eine Kommunikationssitzung ist ein Treffen, das der Planung, Abstimmung und Koordination von Kommunikationsmaßnahmen dient. Sie wird in Unternehmen, Organisationen und Projekten genutzt, um Botschaften konsistent zu gestalten, Informationsfluss sicherzustellen und Stakeholder angemessen zu informieren.

Zu den Zielen einer Kommunikationssitzung gehören die Abstimmung der Botschaften über verschiedene Kanäle hinweg, die Planung und Freigabe von Inhalten, die Koordination von Terminen und Verantwortlichkeiten sowie das frühzeitige Erkennen und Steuern von Risiken in der Kommunikation. Typische Anwendungsfelder sind interne Kommunikation, Produkt- oder Projektkommunikation, Change-Management, Krisenkommunikation und Öffentlichkeitsarbeit.

Typische Teilnehmer sind Kommunikationsverantwortliche, Projekt- oder Produktmanager, Vertreter aus Marketing, Personal, Rechts/Compliance, IT und gegebenenfalls Geschäftsführung oder Lenkungsgremien; bei größeren Organisationen können auch regionale Teams oder externe Agenturen beteiligt sein.

Der Ablauf umfasst in der Regel eine kurze Statusbesprechung, Review des Kommunikationsplans, Besprechung von kommenden Botschaften, Kanäle, Zielgruppen und Tonalität, Prüfung von Freigaben sowie Aufgabenverteilung und Terminabsprachen. Als Outputs entstehen aktualisierte Kommunikationspläne, freigegebene Inhalte, ein Content-Kalender, Verantwortlichkeiten und einsehbare Entscheidungen.

Wichtige Rahmenbedingungen sind regelmäßige Termine, klare Ziele, nachvollziehbare Protokolle und eine strukturierte Dokumentation. Die Sitzungen sollten so geführt werden, dass Konsistenz, Transparenz und Reaktionsfähigkeit gewährleistet sind und Überschneidungen mit anderen Meetings vermieden werden.