Gerätebestand

Gerätebestand bezeichnet die Gesamtheit der physischen Geräte, die in einer Organisation vorhanden sind und genutzt werden. Dazu zählen IT-Hardware wie Computer, Server, Printer, Mobile Devices, sowie operative Geräte wie Mess- und Prüftechnik, Werkzeuge oder Bürogeräte. Der Gerätebestand dient der Transparenz, Planung und Steuerung der technischen Infrastruktur und ist typischer Bestandteil des Asset Managements einer Organisation.

Erfassung und Stammdaten: Zur Abbildung eines zuverlässigen Gerätebestands werden alle Geräte in einer zentralen Datenbank oder Liste geführt. Typische Stammdaten umfassen Bezeichnung, Hersteller, Modell, Seriennummer, Beschaffungsdatum, Lebensdauer bzw. Garantie, Standort, Asset-Tag, Kostenstelle, Zustand, Verantwortlicher bzw. Abteilung, sowie Wartungstermine und Wartungsvertrag. Die Erfassung erfolgt bei Beschaffung, regelmäßigen Inventuren und Aussonderungen.

Management und Prozesse: Verantwortlichkeiten sollten klar festgelegt sein (z. B. IT-Asset-Management, Einkauf/Facility). Abläufe umfassen regelmäßige Inventur, Abgleich mit Buchhaltungsdaten, Beantragung von Neuanschaffungen, Aussonderung/Weggabe, sowie Dokumentation von Änderungen. Der Lebenszyklus umfasst Beschaffung, Inbetriebnahme, Wartung, Upgrade, Stilllegung und Entsorgung.

Nutzen und Risiken: Ein gepflegter Gerätebestand ermöglicht Kostenkontrolle, Planung von Ersatz- und Modernisierungsbedarf, Risikominimierung durch rechtzeitige Wartung und Auditierbarkeit. Risiken entstehen durch unvollständige oder veraltete Stammdaten, Verlust oder falsche Zuordnung, weshalb regelmäßige Audits, Kennzeichnung mittels Barcodes/QR-Codes oder RFID sowie der Einsatz von Asset-Management-Systemen sinnvoll sind. Integration mit Beschaffung, IT-Service-Management und Finanzbuchhaltung verbessert die Genauigkeit.