Beschaffungsdatum

Beschaffungsdatum bezeichnet im Beschaffungs- und Warenfluss eines Unternehmens das Datum, an dem eine Ware oder eine Dienstleistung formell beschafft bzw. erworben wird. Es markiert den Zeitpunkt, ab dem Kosten, Risiken und Eigentumsverhältnisse in der Regel vom Lieferanten auf das Unternehmen übergehen und dient häufig als maßgeblicher Referenzpunkt für Buchführung, Inventarwert und Investitionsabrechnung. In der Praxis kann das Beschaffungsdatum variieren, je nach Unternehmenspolitik: Es wird oft durch den Tag der Wareneingangsprüfung bzw. der Wareneingangsrechnungslegung festgelegt, kann aber auch dem Lieferdatum oder dem Datum der Eigentumsübertragung entsprechen.

Es ist damit zu unterscheiden von verwandten Termini wie Bestelldatum (dem Zeitpunkt der Bestellung), Lieferdatum (Ankunft oder Übergabe der Ware an den Empfänger) und Rechnungsdatum (Datum der Rechnung). In vielen ERP-Systemen wird das Beschaffungsdatum als Teil des Waren- oder Anlagenstamms gespeichert und beeinflusst die Bewertung des Lagerbestands, die Aktivierung von Anlagevermögen sowie die Ermittlung von Abschreibungszeiträumen.

Für das Beschaffungsmanagement liefert das Datum wichtige Analysen, etwa Beschaffungszeit (Lead Time), Kostenbewertung und Budgetkontrolle. Fehlerhafte oder inkonsistente Beschaffungsdaten können zu falschen Bestandswerten, Verzögerungen im Controlling oder Rechtsrisiken führen.

Zusammengefasst steht das Beschaffungsdatum für den bestätigten Zeitpunkt der Beschaffung eines Artikels oder einer Dienstleistung und dient als zentrale Referenzgröße in Buchführung, Lagerverwaltung und Einkaufsplanung.