Factureren

Factureren is het proces van het opstellen en verzenden van facturen door een leverancier aan een afnemer om betaling te vorderen voor geleverde goederen of diensten. Het doel is het vastleggen van de verkoop en het mogelijk maken van tijdige betaling, administratieve afhandeling en fiscale verslaggeving.

Een factuur bevat doorgaans: factuurnummer en factuurdatum; de gegevens van leverancier en afnemer; een omschrijving van de geleverde goederen of diensten met hoeveelheid en prijs; eventuele kortingen; btw-tarieven en btw-bedrag; subtotaal en totaalbedrag; betalingsvoorwaarden zoals de betalingstermijn en eventuele rente bij late betaling; leverdatum of prestatie-datum; en betaalgegevens zoals bankrekening.

Er bestaan verschillende typen en toepassingen van factureren: reguliere facturen, creditnota's en debetnota's. Pro forma-facturen dienen als offerte of schatting en leiden doorgaans niet tot betaling. Voor periodieke leveringen kunnen terugkerende facturen worden gebruikt.

Juridische en fiscale aspecten: vereisten voor factuurgegevens en archivering variëren per land. In de meeste jurisdicties is een correcte factuur vereist voor btw-aangifte en fiscale controles. Bij zakelijke transacties (B2B) is vaak de vermelding van btw-nummers en, bij intra-EU leveringen, de toepassing van de verleggingsregeling van belang. Bewaartermijnen en elektronische bewaring zijn landafhankelijk en vereisen vaak adequate integriteit en authenticiteit.

Digitalisering en standaarden: elektronische facturering maakt geautomatiseerde verzending en verwerking mogelijk. Facturen kunnen in verschillende formaten worden verzonden, zoals PDF of gestructureerde XML. In de Europese Unie groeit de adoptie van gestandaardiseerde elektronische facturering via het PEPPOL-netwerk en Europese standaarden zoals EN 16931.