Dokumenteneinzug

Dokumenteneinzug bezeichnet den Prozess des Erhalts, der Prüfung, der Digitalisierung und der systematischen Aufnahme von Dokumenten in eine Vorgangsakte oder ein Dokumentenmanagementsystem. Er bildet damit den ersten Schritt in der Bearbeitung von Anträgen, Verträgen, Belegen oder Akten in Behörden und Unternehmen.

Dokumente können in Papierform oder elektronisch übermittelt werden. Nach der Anlieferung werden Vollständigkeit und Plausibilität der Unterlagen geprüft, und Ausnahmefälle geklärt (z. B. fehlende Unterschriften). Danach erfolgt die Digitalisierung durch Scannen oder den elektronischen Import, gefolgt von der Extraktion relevanter Metadaten (etwa Aktenzeichen, Datum, Absender) und der Zuordnung des Dokuments zur richtigen Akte. Die digitalen Kopien werden sicher gespeichert, indexiert und in den Bearbeitungsworkflow überführt; ggf. wird das Originaldokument archiviert oder vernichtet, gemäß gesetzlichen Vorgaben.

Typische Technologien sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS), elektronische Akten, OCR-basierte Texterkennung, automatische Klassifikation und rollenbasierte Zugriffskontrollen. Moderne Lösungen unterstützen zusätzlich automatische Validierung, Dublettenerkennung und Audit-Trails.

Rechtsgrundlagen umfassen Datenschutz- und Archivierungsvorschriften. In Deutschland spielen DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz, sowie spezifizierte Aufbewahrungsfristen und revisionssichere Archivierung eine Rolle. Unternehmen und Behörden müssen Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Dokumente sicherstellen und den Zugriff protokollieren.

Anwendungsbereiche reichen von Behörden (Standesamt, Finanzen, Sozialleistungen) über Gerichte bis zu Unternehmen mit großen Aktenbeständen oder Kundenbelegen. Probleme können aus unvollständigen Dossiers, fehlerhafter OCR-Erkennung oder falscher Dokumentzuordnung entstehen, die später eine Nachbearbeitung erfordern.