Dokumentenarchivs

Dokumentenarchiv bezeichnet eine Sammlung von Dokumenten, die dauerhaft aufbewahrt und zugänglich gemacht werden, um Beweismittel, Verwaltung, Forschung und Transparenz sicherzustellen. Es kann Teil einer staatlichen Behörde, einer Universität, eines Unternehmens oder einer Bibliothek sein. Typisch umfasst es schriftliche Unterlagen, Akten, Verträge, Grafiken, Ton- und Bildmaterial sowie digitale Dateien.

Der Kern eines Dokumentenarchivs ist der Lebenszyklus der Dokumente: Aufnahme oder Erwerb, Bewertung (Disposition), Erschließung, Erhaltung, Inventarisierung und späterer Zugriff. Dabei kommen Verfahren zur Archivierung, Versionierung und Langzeitaufbewahrung zum Einsatz. Die Organisation folgt einem Aktenplan bzw. einer Taxonomie, oft mit Metadaten zur Auffindbarkeit. Die Praxis verbindet fachliche, rechtliche und organisatorische Aspekte.

Digitalisierung verändert Archivarbeit grundlegend. Digitale Dokumente erfordern Strategien wie Formatmigration, Integritätsprüfungen und regelmäßige Backups. Typische Metadatenstandards umfassen Dublin Core, METS oder PREMIS, ergänzt durch institutionelle Thesauri und Erschließungssysteme. Archivsoftware unterstützt Redaktions- und Zugriffsprozesse sowie Langzeit-Preservierung.

Zugänglichkeit hängt von rechtlichen Rahmenbedingungen ab. Öffentliche Archive bieten in der Regel öffentlichen Zugriff unter Schutzfristen, während interne Dokumente von Datenschutz, Geheimhaltung oder Compliance-Vorgaben beeinflusst werden. Träger legen Richtlinien zu Nutzungsrechten, Zugriffsbeschränkungen und Nutzungsbedingungen fest.

Infrastruktur und Sicherheit sind entscheidend: klimatisierte Lagerräume, Feuerschutz, Redundanzen, regelmäßige Backups und Notfallpläne. Die Bedeutung von Dokumentenarchiven liegt in der Sicherung historischer Quellen, der Gewährleistung der Rechenschaftspflicht und der Ermöglichung wissenschaftlicher Forschung sowie der Unterstützung organisationaler Gedächtnisprozesse.