Documentatiekwaliteit

Documentatiekwaliteit is de mate waarin schriftelijke documentatie voldoet aan de wensen van gebruikers en aan de eisen van betrouwbaarheid en bruikbaarheid. Het betreft manuals, handleidingen, technische specificaties, beleidsdocumenten en rapportages. Goede documentatie ondersteunt onderwijs, operations, compliance en onderhoud van systemen en processen.

Belangrijke dimensies zijn volledigheid (dekt alle relevante onderwerpen), nauwkeurigheid (kloppende feiten en cijfers), actualiteit (actueel en up-to-date), consistentie (gelijke termen en structuur doorheen documenten), begrijpelijkheid (duidelijk taalgebruik, geen onnodig jargon) en toegankelijkheid (vindbaar, leesbaar en beschikbaar in meerdere formaten). Daarnaast speelt traceerbaarheid een rol: de herkomst van informatie kan worden aangetoond en versies zijn traceerbaar.

Daarnaast zijn structuur en beheer cruciaal: een logische indeling, duidelijke metadata, versiebeheer, wijzigingslogs, referenties en robuuste koppelingen tussen documenten. Voor risicogevoelige of gereguleerde documentatie zijn auditability en compliance vereisten, die de betrouwbaarheid en verantwoording versterken.

Evaluatie van documentatiekwaliteit gebeurt via peer review, gebruikers- of aannemerstests, en indicatoren zoals foutfrequentie, verouderingspercentage, zoektijd en gebruikersbeoordeling. Het gebruik van normen, sjablonen en een centrale opslag met zoekfuncties, toegangsbeheer en versiebeheer draagt bij aan consistente kwaliteit.

Verbetering vereist een governance-kader: een vastlegging van verantwoordelijkheden, regelmatige updatecycli, training van schrijvers en procedure voor kwaliteitsmetingen. Goede documentatiekwaliteit draagt bij aan veiligheid, efficiëntie en betrouwbaarheid van processen en systemen.