Dataretentiebeperking

Dataretentiebeperking is een principe uit privacywetgeving dat bepaalt dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Het doel is het beperken van privacyrisico’s en het voorkomen van onrechtmatige verwerking door langdurige opslag van data. In de praktijk wordt dit vertaald naar concrete bewaartermijnen en processen voor verwijdering of anonimisering.

Organisaties voeren doorgaans een dataretentiebeleid waarin per gegevenscategorie bewaartermijnen worden vastgesteld, vastgelegd en geïmplementeerd. De termijnen hangen af van het doel van verwerking, wettelijke vereisten en legitieme belangen. Na het verstrijken van de termijn moeten data veilig worden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij er een geldige reden bestaat om ze langer te bewaren (bijv. wettelijke bewaringsplichten, archivering in het publieke belang of wetenschappelijk/historisch onderzoek met passende waarborgen).

Implementatie omvat data-inventarisatie en classificatie, het opstellen van een bewaartermijnschema, automatische verwijdering of anonimisering, en veilige omgang met back-ups. Periodieke herziening van bewaartermijnen en naleving is essentieel, evenals passende technische maatregelen zoals encryptie en toegangscontrole. In de praktijk kunnen back-ups complicaties opleveren, waarbij retentiebeleid ook voor kopieën geldt.

Bewaking van dataretentiebeperkingen draagt bij aan naleving van wetten zoals de AVG/GDPR en aan verantwoord数据beheer. Het bevordert transparantie, vermindert opslagrisico’s en ondersteunt verantwoorde gegevensverwerking door organisaties en rechtsgeldige verwerking door derden.