Contractafwikkeling

Contractafwikkeling is het proces waarbij de verplichtingen uit een contract worden uitgevoerd, beheerd en afgesloten. Het omvat de uitvoering van leveringen of dienstverlening, de naleving van afspraken, en de administratieve afhandeling van betalingen, garanties en eventuele wijzigingen. In bredere zin verwijst het naar de volledige levenscyclus van een contract vanaf de ondertekening tot en met afsluiting en archivering, inclusief kwaliteitscontrole en juridische verantwoording.

Doel is zekerheid en voorspelbaarheid voor partijen, beter risicobeheer, en efficiënte cashflow. Het raakt zowel inkoop-, verkoop- als operationele processen en vereist afstemming tussen verschillende functies zoals inkoop, legal, financiën en projectleiding. Belangrijke onderdelen zijn leverings- en prestatieacceptatie, wijzigingsbeheer, facturering en betaling, risicobeheer en naleving, en eindafwikkeling met documentatie en archivering.

Het afwikkelingsproces kent doorgaans fasen zoals governance en prestatiebewaking, acceptatie en kwaliteitscontrole, administratieve afhandeling (facturen, betalingsafspraken, garanties), eventuele geschiloplossing, en contractafsluiting. Digitale hulpmiddelen zoals contract lifecycle management (CLM), ERP-systemen en elektronische handtekeningen worden ingezet om documentatie en workflows bij te houden.

Uitdagingen zijn onder meer vertragingen, scope creep, ontbrekende of inconsistente documentatie en onduidelijke acceptatiecriteria. Goede contractafwikkeling biedt voordelen zoals duidelijkheid, risicovermindering, betere cashflow, en een volledig audit trail.

Voorbeelden zijn de afronding van een service- of dienstverleningsovereenkomst, waar leveringen zijn voltooid en facturering is goedgekeurd, of de bijstelling en de uiteindelijke beëindiging van een projectcontract.