Collectieomvang

Collectieomvang is de totale omvang van een verzameling, uitgedrukt in aantallen objecten of in opslagruimte, afhankelijk van het type collectie. Bij bibliotheken en archieven verwijst het meestal naar het aantal unieke items zoals boeken, manuscripten en documenten, terwijl bij musea het aantal objecten of kunstwerken centraal staat. Bij digitale collecties kan de omvang ook worden uitgedrukt in bytes of terabytes en omvat het bestanden, metadata en gerelateerde gegevens. De collectieomvang is een fundamentele parameter voor beheer en planning en geeft inzicht in schaal, complexiteit en benodigde middelen.

De omvang beïnvloedt beleid en operationele keuzes op het gebied van opslag, conservering, catalogisering, dienstverlening en digitaal toegankelijk maken. Een grotere collectie vereist doorgaans meer ruimte, personeel en technische infrastructuur. Het helpt bij acquisitiebeleid, periodiek onderhoud en weeding, evenals bij prioritering van digitizatie- en migratieprojecten en bij het bepalen van toegankelijkheidsdoelstellingen.

Meetmethoden variëren afhankelijk van de instelling en het type collectie. Veelal gaat het om telling van het aantal unieke objecten of bestanden; bij digitale collecties kunnen opslagruimte, bestandsgrootte en de grootte van de metadata-omvang mensen informeren. Soms worden schattingen gemaakt via steekproeven of per subcollectie gerapporteerd, waardoor onderscheid wordt gemaakt tussen fysieke holdings en digitale of gecombineerde inventarissen.

Uitdagingen bij het bepalen van de collectieomvang zijn onder meer duplicaten, meerdere exemplaren, meervoudige delen en onvolledig of verouderd gedocumenteerde items. Daarnaast vereisen technologische migratie en veranderende definities van wat telt als een item voortdurende inventarisatie en kwaliteitscontrole.