Bestellanforderungen

Bestellanforderungen (BAR) sind interne Dokumente, mit denen der Bedarf an Waren oder Dienstleistungen in einer Organisation gemeldet und der Beschaffungsprozess angestoßen wird. Sie dienen der Planung, Budgetkontrolle und Nachvollziehbarkeit und bilden die Schnittstelle zwischen Bedarfsträgern, Einkauf und Finanzabteilung.

Eine BAR enthält üblicherweise Angaben zum benötigten Artikel oder zur Dienstleistung, Stückzahl, gewünschtem Liefertermin, Lieferort, Kostenstelle bzw. Sachkonto, sowie Ansprechpartner und Begründung des Bedarfs. Ziel ist es, alle relevanten Informationen bereitzustellen, damit der Einkauf Grobumfang und Priorität bewerten kann.

Ablauf und Prozesse: Der Bedarf wird durch den Fachbereich initiiert, geprüft, und abhängig von Richtlinien freigegeben. Bei ausreichendem Budget wird die BAR an den Einkauf weitergeleitet, der sie in eine Bestellung (Bestellauftrag) umwandeln kann. Anschließend erfolgt der Versand an den Lieferanten, Wareneingang und Rechnungsabgleich.

Typische BAR-Arten sind Material- oder Dienstleistungsanforderungen, projektbezogene BARs oder Bundle-Anforderungen. Wichtige Inhalte sind neben den Stückzahlen auch Liefertermin, Lieferort, Priorität, Verantwortlicher, Kostenstelle, ggf. Vertrags- oder Lieferantenzuordnungen. In vielen Systemen erfolgt die Freigabe durch mehrstufige Genehmigungen je nach Betrag.

Bestellanforderungen werden oft im ERP- oder E-Procurement-System verwaltet (z. B. SAP, Oracle). Sie ermöglichen eine auditierbare Prozesskette, fördern Compliance und Transparenz, und verhindern eigenständige Bestellungen außerhalb des vorgesehenen Prozesses. Risiken bestehen bei unvollständigen Daten oder Doppelanforderungen, weshalb klare Richtlinien wichtig sind.