Bestellauftrag

Der Bestellauftrag, auch Purchase Order (PO) genannt, ist im Beschaffungswesen ein formelles Dokument, mit dem ein Käufer eine Lieferung von Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten beauftragt. Er dient als rechtsverbindliche Aufforderung zur Lieferung zu festgelegten Konditionen und bildet die Grundlage für Wareneingang, Rechnungsprüfung und Buchhaltung.

Inhaltlich enthält ein Bestellauftrag typischerweise: Lieferant, Bestellnummer, Bestelldatum, Lieferadresse, gewünschtes Lieferdatum, und eine oder mehrere Positionen mit Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einheitspreis und Währung; außerdem Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen (z. B. Incoterms), Referenzen zu bestehenden Rahmenverträgen, Gültigkeits-/Änderungshinweise sowie ggf. Hinweise zu Storno oder Rückgabe.

Ablauf und Abwicklung: Der Bedarf wird in der Regel durch eine Bedarfsmeldung oder Freigabe ausgelöst, der Bestellauftrag wird im ERP-System erstellt und dem Lieferanten elektronisch oder in Papierform übermittelt. Der Lieferant bestätigt die Bestellung; beim Wareneingang wird der Empfang geprüft und die Rechnung im Vier- bzw. Drei-Wege-Abgleich mit PO, Lieferschein und Rechnung freigegeben. Änderungen, Stornierungen oder Nachbestellungen erfolgen über entsprechende Änderungs- oder Folgeaufträge.

Typen: Standardbestellauftrag, Blanket- bzw. Rahmenvertrag mit geplanten Lieferungen über einen bestimmten Zeitraum, sowie Call-off-/Freigabe-Bestellungen, die einzelne Lieferungen aus einem Rahmenvertrag anfordern. Bestellaufträge sind integraler Bestandteil moderner Beschaffungsprozesse und werden in ERP- und E-Procurement-Systemen verwaltet und archiviert.