Bestandsübersichten

Bestandsübersichten sind strukturierte Darstellungen des aktuellen Lager- und/oder Produktionsbestandes eines Unternehmens. Sie dienen der Transparenz über verfügbare Mengen, deren Lage und Verfügbarkeit für Aufträge, Produktion und Auslieferung. Typischerweise enthalten sie Artikelnummer, Bezeichnung, Lagerort, Menge, Einheit, Reservierungen, Mindest- und Meldebestand sowie das Erfassungsdatum.

Anwendungsgebiete sind Lagerhaltung, Beschaffung, Produktionsplanung sowie Finanz- und Rechnungswesen. Bestandsübersichten unterstützen Entscheidungen zu Nachbestellungen, Kapazitätsplanung und Inventurdurchführung und helfen, Abweichungen zwischen dem Ist-Bestand und dem Soll-Bestand zu erkennen und zu bearbeiten.

Typen und Formate reichen von permanenten Bestandsübersichten, die laufend aktualisiert werden, bis hin zu periodischen Übersichten etwa monatlich oder vierteljährlich. Sie können in ERP- bzw. Warenwirtschaftssystemen geführt oder als Excel- bzw. CSV-Dateien bereitgestellt werden.

Inhaltliche Bestandteile umfassen neben Artikelnummer, Bezeichnung und Lagerort oft auch die Menge in der jeweiligen Einheit, Reservierungen, Netto- oder Bruttobestand sowie optionale Felder wie Kostenstelle oder Chargen-/Seriennummern. Wichtige Prozesse sind Bestandsführung, regelmäßiger Bestandsabgleich, Abgleich mit der Buchführung und Inventur, die je nach organisatorischen Anforderungen als Stichtagsinventur, permanente Inventur oder Stichprobeninventur durchgeführt wird.

Rechtlich gesehen ist die Inventur Bestandteil der Buchführungspflicht; Bestandsdaten müssen mit dem Hauptbuch abgeglichen werden. Zu den typischen Nutzen zählen verbesserte Planung, Vermeidung von Engpässen oder Kapitalbindung sowie erhöhte Transparenz für Einkauf, Produktion und Vertrieb.