Bestandsabgleiche

Bestandsabgleiche, auch Bestandsabgleich genannt, bezeichnet den Abgleich der in einem Warenwirtschafts- oder ERP-System geführten Bestandsdaten mit der tatsächlichen physischen Bestandmenge. Ziel ist die Genauigkeit der Lagerbestände, Transparenz der Lagerflüsse und eine zuverlässige Grundlage für Kosten- und Finanzbuchhaltung.

Typischer Ablauf eines Bestandsabgleichs ist die Planung des Zählplans, die Durchführung der physischen Bestandsaufnahme (vollständige Inventur oder Stichtags-/Stichprobenzählung, z. B. als Cycle Counting), die Erfassung der Zählergebnisse mittels Scanner oder mobiler Geräte, der Abgleich der Soll- und Ist-Bestände im System sowie die Untersuchung von Abweichungen und die Anpassung der Bestandsdaten bzw. Buchungsvorgänge. Ursachenforschung umfasst Fehlbuchungen, Diebstahl, Transportschäden, Fehlmengen bei Wareneingang und Systemmängel.

Methoden des Bestandsabgleichs umfassen Cycle Counting, jährliche Inventur und die ABC-Analyse zur Priorisierung. Abweichungen erfordern Ursachenanalysen, regelmäßige Schulung des Personals und klare Zuständigkeiten. Qualitätssicherung und dokumentierte Prozesse sind wesentliche Bestandteile, um wiederkehrende Differenzen zu minimieren.

Technologie und Regulierung: Moderne Bestandsabgleiche nutzen Barcode- oder RFID-Scans, mobile Apps und die Anbindung an ERP- oder Warehouse-Management-Systeme, inklusive Audit-Trail und automatischer Differenzberichte. Die korrekte Bestandsführung beeinflusst Bewertungen im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in IFRS/US-GAAP und damit finanzielle Aussagen.

Herausforderungen ergeben sich durch mehrere Lagerorte, Umlauf von Produkten, Retourenprozesse sowie Verzögerungen bei Wareneingang oder Lieferscheinen. Das Ergebnis ist eine aktualisierte, verlässliche Bestandsführung, reduzierte Fehlmengen und verbesserte Planung.