Fehlbuchungen

Fehbuchungen sind Buchungen in der Finanzbuchhaltung, die aufgrund von Fehlern auf dem falschen Konto, mit dem falschen Betrag, im falschen Zeitraum oder als doppelte Buchung erfasst wurden. Sie betreffen typischerweise Geschäftsvorfälle wie Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte oder Verbindlichkeiten und können sowohl bei manueller als auch bei automatisierter Buchführung auftreten.

Häufige Ursachen von Fehlbuchungen sind manuelle Eingabefehler, fehlerhafte Kontenzuordnung, falsche Währungsangaben, Doppelbuchungen, sowie System- oder Schnittstellenfehler bei der Übertragung von Daten aus ERP- oder Buchhaltungsprogrammen. Auch fehlerhafte Stammdaten wie ein unrichtig hinterlegtes Konten- oder Belegschema begünstigen Fehlbuchungen.

Die Auswirkungen können erheblich sein: Verzerrte Abschlüsse, falsche Kennzahlen, steuerliche Ungenauigkeiten und erhöhte Prüfungs- bzw. Compliance-Risiken. In größeren Unternehmen können wiederkehrende Fehlbuchungen zu signifikanten Korrekturen bei Monats- oder Jahresabschlüssen führen und das Vertrauen in die Finanzberichterstattung beeinträchtigen.

Erkennung erfolgt typischerweise durch Kontenabstimmungen, Abweichungsanalysen, regelmäßige Reconciliations und interne Revisionen. Erste Anzeichen können Diskrepanzen bei Bankabstimmungen, Umsatz- oder Kostenabweichungen sowie ungewöhnliche Buchungsmuster sein.

Für die Korrektur werden in der Regel Storno- oder Gegenbuchungen vorgenommen und anschließend die korrekten Buchungen eingegeben. Eine lückenlose Dokumentation und Belegnachweise sind dafür essenziell. Je nach Rechtsordnung können Restatements oder weitere Berichtigungen erforderlich werden.

Präventionsmaßnahmen umfassen klare Trennung von Funktionen, robuste interne Kontrollen, Freigabe- und Validierungsprozesse in ERP-Systemen, Audit-Trails sowie regelmäßige Schulungen und die Pflege sauberer Stammdaten. Automatisierte Abgleichs- und Validierungsregeln helfen, Fehlbuchungen frühzeitig zu erkennen und zu verhindern.

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