Beschaffungsverfahrens

Beschaffungsverfahren bezeichnet den systematischen Prozess, mit dem Organisationen Güter, Dienstleistungen oder Bauleistungen erwerben. Ziel ist, Bedarf zuverlässig zu decken, Qualität und Wert zu optimieren sowie Rechtsicherheit, Transparenz und Wettbewerb zu gewährleisten. Im öffentlichen Sektor unterscheidet sich das Verfahren oft deutlich von der Beschaffung in privaten Unternehmen, wo interne Prozesse und Einkaufsrichtlinien dominieren.

Im öffentlichen Beschaffungswesen gelten europaweit geltende Grundsätze und verschiedene Verfahrensarten. Typische Verfahren sind das offene Verfahren, das nicht offene Verfahren, das Verhandlungsverfahren und die freihändige Vergabe, oft ergänzt durch Beschränkte Ausschreibung oder EU-weite Ausschreibungen. Elektronische Vergabe und e-Vergabe gewinnen dabei an Bedeutung.

Der Ablauf umfasst Bedarfsfeststellung und Markterkundung, Vorbereitung der Beschaffung einschließlich Zielsetzung, Kriterien und Fristen, Erstellung von Leistungsbeschreibungen und Bewertungskriterien, Veröffentlichung der Ausschreibung, Angebotseinreichung, Prüfung und Bewertung der Angebote, Zuschlag und Vertragsabschluss, anschließende Auftragsabwicklung sowie Lieferantenbewertung.

Rechtlich wird das Beschaffungsverfahren durch europäisches Recht und nationales Vergaberecht bestimmt. In Deutschland etwa GWB, VgV, UVgO, SektVO sowie VOB/A oder VOL/A je nach Sektor. Ergänzend gelten Bau- und Sektorenregeln. Rechtsmittel richten sich an Vergabekammern oder Gerichte.

Wesentliche Ziele sind Transparenz, Nicht-Diskriminierung, Gleichbehandlung, Wettbewerb und Risikominimierung. Die Digitalisierung, standardisierte Dokumente und elektronische Rechnungsstellung steigern Effizienz, Auditierbarkeit und Nachprüfbarkeit.