Rechnungsstellung

Rechnungsstellung bezeichnet den Prozess der Erstellung und Übermittlung einer Rechnung an einen Kunden für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen. Sie dient der Forderungsdurchsetzung, der Zahlungsabwicklung und der buchhalterischen Dokumentation. Der Ablauf umfasst typischerweise die Prüfung der Bestellung, die Erstellung der Rechnung, den Versand an den Empfänger sowie die Erfassung der Rechnung im eigenen Rechnungswesen.

Eine Rechnung enthält üblicherweise Angaben zum Absender und Empfänger, Rechnungsdatum und einer fortlaufenden Rechnungsnummer, eine Beschreibung der Leistung oder Lieferung mit Menge und Preis, den Nettobetrag, den Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag, das Zahlungsziel bzw. Fälligkeitsdatum sowie Bankverbindung und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Bei grenzüberschreitenden Geschäften können weitere Angaben nötig sein, etwa Hinweise auf das Reverse-Charge-Verfahren.

Der rechtliche Rahmen variiert je nach Land. In Deutschland regelt das Umsatzsteuergesetz die Anforderungen an steuerlich gültige Rechnungen; in Österreich gelten ähnliche Vorgaben im Umsatzsteuergesetz; in der Schweiz sind die Mehrwertsteuervorschriften entsprechend zu beachten. Elektronische Rechnungen sind zulässig; viele Organisationen verwenden strukturierte Formate oder PEPPOL-Standards, insbesondere im elektronischen Invoicing und in grenzüberschreitenden Prozessen.

Zu den gängigen Typen gehören Standardrechnungen, Pro-forma-Rechnungen, Gutschriften und Korrekturrechnungen. Die Rechnungsstellung umfasst häufig auch interne Kontrollen, einen Mahnprozess bei Zahlungsverzug und die Archivierung gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Eine effiziente Rechnungsstellung verbessert Zahlungsfristen, Cashflow und Transparenz im Rechnungswesen.