Beschaffungskreis

Beschaffungskreis bezeichnet den festgelegten Kreis von Personen, Abteilungen und ggf. externen Partnern, die für eine bestimmte Beschaffung verantwortlich sind. Er umfasst die Klärung des Bedarfs, die Prüfung von Anforderungen, die Auswahl des Beschaffungswegs, die Verhandlung von Verträgen und die Erteilung von Aufträgen. Ziel ist es, klare Verantwortlichkeiten, Rechts- und Kostenübersicht sowie Transparenz und Risikominimierung zu gewährleisten.

Typische Mitglieder eines Beschaffungskreises sind Bedarfsträger oder Fachabteilungen, das Beschaffungswesen bzw. Einkauf, Finanz- bzw. Controlling, Rechts- oder Compliance-Abteilungen sowie bei technologiebezogenen Beschaffungen IT-Sicherheit. In öffentlichen Beschaffungsprozessen kommen oft zusätzlich Vertreter der Vergabestelle, Prüf- oder Entscheidungsgremien hinzu. Je nach Organisation kann der Kreis auch externe Berater oder Lieferanten einbeziehen.

Zu den Kernaufgaben des Beschaffungskreises gehören die Bedarfsermittlung, ggf. Markt- und Lieferantenanalyse, die Erstellung von Ausschreibungen, die Bewertung von Angeboten, die Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlungen und die Überwachung der Umsetzung. Der Kreis legt Freigaben, Autorisierungen und Budgetgrenzen fest und sorgt durch eine Trennung von Funktionen für eine angemessene Kontrolle und Vermeidung von Interessenkonflikten.

Der Beschaffungskreis kann projekt- oder kategorienbezogen eingerichtet werden. Er dient der Standardisierung von Beschaffungsprozessen, der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien und trägt zur Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen bei. In der Praxis findet sich der Begriff häufig in Unternehmensrichtlinien, Vergabehandbüchern und internen Prozessdokumentationen.