Beschaffungsprozessen

Beschaffungsprozesse bezeichnen die Gesamtheit der Aktivitäten, die darauf abzielen, Güter, Dienstleistungen oder Arbeiten von externen Anbietern zu beschaffen und die Anforderungen der Organisation zu erfüllen. Sie umfassen strategische Planung, operative Beschaffung, Vertragsmanagement und Lieferantenbetreuung.

Der typische Ablauf beginnt mit der Bedarfsermittlung und der Markterkundung, gefolgt von Lieferantenauswahl, Ausschreibung oder Angebotsanfrage, Verhandlung und Abschluss von Verträgen. Danach erfolgen Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Bezahlung sowie eine fortlaufende Lieferantenbewertung. In vielen Unternehmen wird zwischen strategischer Beschaffung, die sich mit Kategorien, langfristiger Lieferantenentwicklung und Risiko-Management befasst, und operativer Beschaffung, die den täglichen Beschaffungsbedarf abdeckt, unterschieden.

Ziele der Beschaffung sind Kostenreduktion, termingerechte Versorgung, Qualitätssicherung, Transparenz und Compliance. Zu den wesentlichen Instrumenten gehören E-Procurement-Plattformen, elektronische Rechnungsstellung, Rahmenverträge, Katalogbeschaffung und integrierte Beschaffung im ERP-System. Die Beschaffungsprozesse sind oft Teil des sogenannten procure-to-pay-Prozesses, der Einkauf, Verwaltungs- und Finanzprozesse verbindet.

Typische Herausforderungen sind volatile Beschaffungsmärkte, Lieferantenausfälle, Preis- und Qualitätsrisiken, regulatorische Vorgaben, Datenschutz und Nachhaltigkeitsanforderungen. Erfolgreiche Beschaffung erfordert ein geeignetes Risikomanagement, gute Lieferantenbeziehungen und kontinuierliche Prozessverbesserung durch Kennzahlen.

Metriken zur Bewertung sind Gesamtkosten, Beschaffungsdurchlaufzeiten, Liefertreue, Fehlerquoten, Einkaufsvolumen pro Lieferant und der Anteil digitaler Transaktionen.