Aufzeichnungsanforderungen

Aufzeichnungsanforderungen bezeichnen die Verpflichtung von Unternehmen, relevante Geschäftsprozesse lückenlos zu erfassen und die daraus resultierenden Unterlagen ordnungsgemäß zu speichern. Ziel ist Transparenz, Nachprüfbarkeit durch Behörden und die Grundlage für Buchführung, Jahresabschluss und Steuern.

Der Anwendungsbereich umfasst Finanzbuchhaltung, Buchführung, Rechnungen, Lieferscheine, Bankbelege, Steuerunterlagen sowie relevante elektronische Kommunikation, Verträge und Produktions- bzw. Lieferketten-Dokumente. In vielen Branchen gelten spezifische Dokumentationspflichten, etwa im Handel, Gesundheits- oder Finanzsektor.

Kernanforderungen umfassen Richtigkeit, Vollständigkeit, zeitnahe Erfassung, Integrität, Echtheit, Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum und Verfügbarkeit bei Bedarf. Dokumente müssen klassifiziert, eindeutig auffindbar und mit Metadaten versehen sein, damit sie auditierbar bleiben.

Die rechtliche Grundlage in Deutschland bilden GoBD sowie das Handels- und Steuerrecht (HGB, AO). Diese Vorgaben verlangen eine ordnungsgemäße Aufzeichnung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen, auch in elektronischer Form. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem Dokumenttyp; in der Praxis liegen sie typischerweise zwischen sechs und zehn Jahren, teils länger für steuerlich relevante Unterlagen. Nach Ablauf der Fristen müssen Daten gemäß Rechtsvorschriften gelöscht oder sicher archiviert werden.

Technische und organisatorische Maßnahmen stärken die Einhaltung: der Einsatz geeigneter Archivsysteme, unveränderbare Aufbewahrung, digitale Signaturen, Audit-Trails, regelmäßige Backups, Zugriffskontrollen und ein plan zur Vernichtung veralteter Daten.

Für die Praxis bedeutet dies, Abläufe zu dokumentieren, Verantwortlichkeiten festzulegen, Daten zu klassifizieren und klare Vorgaben für Speicherung, Zugriff, Prüfungen und Löschung zu definieren. Eine gute Aufzeichnung unterstützt Compliance, Prüfungen und Geschäftstransparenz.