Auftragserfassung

Auftragserfassung bezeichnet den Prozess der Aufnahme, Prüfung und Weiterverarbeitung von Kundenaufträgen in einem Unternehmen. Ziel ist die verbindliche Erfassung der Bedürfnisse des Kunden und die Vorbereitung der weiteren Bearbeitung durch Produktion, Einkauf oder Service. Die Auftragserfassung erfolgt in verschiedenen Branchen, insbesondere im industriellen Fertigungsumfeld, im Handel und im Dienstleistungssektor. Typischerweise erfolgt sie manuell über Eingaben durch Mitarbeitende oder automatisiert über elektronische Kommunikationswege wie EDI, Web- oder API-basierte Bestellschnittstellen. In vielen Unternehmen ist die Auftragserfassung integraler Bestandteil von ERP- oder CRM-Systemen, wodurch Daten direkt an weitere Prozesse wie Produktionsplanung, Materialbedarfsplanung und Rechnungsstellung übergeben werden.

Zentrale Datenfelder einer Auftragserfassung umfassen: Auftragsnummer, Kundendaten, Artikel- oder Leistungsnummer, Menge, Preis, Liefertermin bzw. Lieferadresse, Zahlungs- und Lieferbedingungen, ggf. Rabatte, Steuern und Währung sowie Anmerkungen. Überprüfungen können die Verfügbarkeit von Ressourcen, Kreditwürdigkeit des Kunden, Preisvalidität und Regelkonformität umfassen. Der Ablauf umfasst typischerweise den Auftragseingang, Validierung, ggf. Prüfung von Kredit- oder Kapazitätsgrenzen, die Freigabe bzw. Weitergabe an Produktion oder Beschaffung, sowie die Auftragsbestätigung und die Freigabe zum Fulfillment.

Technisch kommen EDI, Web-Portale, E-Invoicing, XML- oder JSON-APIs, Scanner- bzw. OCR-Verfahren und Integrationen in ERP-, MES- oder CRM-Systeme zum Einsatz. Die Auftragserfassung schafft Transparenz, reduziert manuelle Eingaben, beschleunigt den Order-to-Cash-Zyklus und erhöht Datenqualität. Typische Herausforderungen sind Stammdatenqualität, Dubletten, Änderungsmanagement und sicherheitsrelevante Audit-Trails.