Archivanierung

Archivanierung bezeichnet den Prozess der systematischen Langzeitaufbewahrung von Akten, Dokumenten und anderen Informationsbeständen, um deren Bestand, Struktur und Nutzbarkeit über Zeit zu sichern. Ziel ist der Schutz vor Verlust, Beschädigung oder Veralterung sowie die Gewährleistung der Auffindbarkeit und Nutzbarkeit für aktuelle und zukünftige Nutzer. Sie umfasst sowohl physische Archivierung (Regale, klimatische Bedingungen, Bestandsführung) als auch digitale Archivierung (Langzeitdatenhaltung, Redundanz, Migration).

Wesentliche Arbeitsaufgaben sind die Bewertung und Selektion von Unterlagen, die Provenienz- und Bestandsführung, fachgerechte Erhaltung, die Verankerung von Metadaten und die Bereitstellung von Recherchemöglichkeiten. Bei der digitalen Archivierung kommen Modelle wie OAIS zum Tragen, sowie Metadatenstandards wie PREMIS, Dublin Core, EAD oder METS.

Standards und Konzepte umfassen ISO 15489 Information and documentation - Records management, das Archivkonzept OAIS sowie auf sektorale Anforderungen zugeschnittene Richtlinien von Archiven, Bibliotheken oder Behörden. Die Praxis berücksichtigt auch rechtliche Rahmenbedingungen, Datenschutz, Urheberrecht sowie Aufbewahrungsfristen und Archivgesetze.

Herausforderungen liegen in der Langzeitmigration von Dateiformaten, technologischem Wandel, Kosten, Personalressourcen und der Notwendigkeit regelmäßiger Auditierung und Risikoanalyse. Der Nutzen der Archivanierung liegt in Rechtssicherheit, Transparenz der Informationsbestände, Nachvollziehbarkeit von Geschäfts- und Forschungsprozessen sowie in der langfristigen Verfügbarkeit von kulturellem Erbe. Archivanierung ist damit zentrale Komponente des Informationsmanagements in Behörden, Unternehmen, Bibliotheken und Archiven.