Archieftoepassingen

Archieftoepassingen is een verzamelterm voor software, workflows en systemen die bedoeld zijn om archiefmateriaal te creëren, beheren, bewaren en toegankelijk te maken. Ze omvatten zowel fysieke als digitale bronnen en ondersteunen processen rondom recordsmanagement en lange-termijnbewaring.

De functies van archieftoepassingen omvatten onder meer de intake en verwerking van records (ingestie), normalisatie van bestanden, en het vastleggen van metadata. Belangrijke metadata omvat descriptieve, administratieve en structurele informatie die beschrijving, vindbaarheid en authenticiteit mogelijk maken. Daarnaast zorgen ze voor authenticiteit en integriteit door middel van controles en fixity-mechanismen, en voor langetermijnbewaring via migratie, emulatie of andere preservatie-technieken. Beschrijving en toegankelijkheid, inclusief finding aids en zoekfunctionaliteit, spelen een cruciale rol bij de bruikbaarheid van archieven.

Standaarden en interoperabiliteit zijn kernpunten. Veel gebruikte referentiemodellen en formats zijn het OAIS-model, PREMIS-metadata voor preserving en METS, met Dublin Core als bredere metadata-standaard. Archieftoepassingen ondersteunen lifecycle-processen zoals creatie, waardering (waarbij materialen worden geselecteerd voor behoud), beschrijving en ordening, opslag, migratie of emulatie, en uiteindelijk toegang en hergebruik.

Uitdagingen en overwegingen omvatten formatveroudering, groeiende opslagbehoeften, kostenbeheersing, privacy en juridische vereisten, en de waarborging van authenticiteit en traceerbaarheid. Beleid en governance zijn daarom essentieel, met duidelijke rollen, workflows, periodieke audits en een bewaarbeleid. Toepassingsgebieden omvatten overheden, musea, universiteiten en bedrijven, waarbij archieftoepassingen worden ingezet voor digitale bewaring, e-mailarchivering, juridisch bewaring en algemene recordsmanagement.