Archiefbeschrijving

Archiefbeschrijving is een gestructureerde beschrijving van een archiefpakket, zoals een fonds of collectie, gericht op inhoud, herkomst en context. Het vormt een centraal onderdeel van de archiefinventaris en ondersteunt de vindbaarheid voor onderzoekers, medewerkers en publiek. Een archiefbeschrijving geeft aan wat er in het fonds zit, wie het heeft vervaardigd of waar het vandaan komt, hoe het is ontstaan en hoe het is ingedeeld.

Een archiefbeschrijving bevat doorgaans informatie over de reikwijdte en inhoud, de maker of produceerder en diens historische context, de provenance of custodia en de ordening van de stukken. Daarnaast komen fysieke kenmerken, technische vereisten voor toegang, en eventuele beperkingen of rechten aan bod. Ook worden verwante materialen, gerelateerde archieven en literatuur genoemd, evenals referenties en een bibliografie. Het doel is niet alleen beschrijven wat aanwezig is, maar ook hoe gebruikers de vindplaatsen en relevante stukken kunnen vinden en interpreteren.

Standards en systemen spelen een belangrijke rol. ISAD(G) biedt internationale richtlijnen voor descriptieve beschrijvingen van archieven, ISAAR(CPF) voor autoriteitsgegevens over personen, families en organisaties, en EAD voor de digitale encoding van finding aids. Nederlandse en Belgische archieven hanteren vaak deze normen of afgeleide richtlijnen, zodat beschrijvingen onderling uitwisselbaar zijn en in digitale catalogi doorzoekbaar blijven.

In de praktijk dient archiefbeschrijving als basis voor onderzoek, beheer en digitale publieksvoorzieningen. Een goede beschrijving is actueel, nauwkeurig en consistent, en versterkt de toegankelijkheid en het begrip van het archief voor toekomstige generaties.