Aktendatenbestände

Aktendatenbestände bezeichnet die Gesamtheit des Aktenmaterials einer Organisation, das als Beleg- und Informationsbestand geführt wird. Er umfasst physische Aktenbestände, digitale Aktenbestände sowie zugehörige Metadaten, Datenbanken und Archive, die Vorgänge, Entscheidungen und Rechtsstreitigkeiten dokumentieren.

Zweck und Nutzen: Sie dienen der Rechenschaftspflicht, Beweissicherung, Nachweisführung sowie der Unterstützung von Geschäftsprozessen und Recherchen. Zugriffsrechte, Datenschutz und Langzeitverfügbarkeit sind zentrale Anforderungen bei der Verwaltung von Aktendatenbeständen.

Bestandarten und Struktur: Physische Aktenbestände, digitale Aktenbestände (Dokumente, E-Mails, Mediendateien) sowie gemischte Formate. Eine klare Ordnung erfolgt über Aktenpläne, Signaturen und Schlagwörter, häufig nach Themenbereichen, Abteilungen und Rechtsakten gegliedert.

Lebenszyklus und Verwaltung: Von der Erstellung über Bearbeitung, Ablage, Archivierung bis zur Löschung oder langfristigen Archivierung. Aufbewahrungsfristen, Archivierungsintervalle und Revisionssicherheit sind gesetzlich und organisatorisch festgelegt. Metadaten erleichtern Suche, Verwaltung und Langzeitzugriff.

Standards und Rechtsgrundlagen: In Deutschland prägen GOA (Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung) sowie GoBD (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) die Praxis. Datenschutzvorgaben wie DSGVO/BDSG sichern Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten über den gesamten Lebenszyklus.

Herausforderungen: Digitalisierung, Migration von Formaten, Rechtsfragen, E-Discovery und Kosten. Erfolgreiche Praxis erfordert Verfahrensdokumentation, regelmäßige Bestandskontrollen und Schulung der Mitarbeitenden, um eine revisionssichere, nutzbare und rechtlich konforme Aktendatenbasis zu gewährleisten.