processkartläggning

Processkartläggning är en systematisk metod för att dokumentera, analysera och visualisera hur arbete flyter genom en organisation. Genom att kartlägga aktiviteter, beslutspunkter, roller och flöden fås en översikt av hur en process fungerar från start till slut.

Syftet är att skapa ökad transparens, standardisering, förbättrad effektivitet och bättre beslutsunderlag. Processkartläggning används för att identifiera flaskhalsar, slöseri och avvikelsehantering samt att underlätta förändringar, upphandlingar och utbildning.

Vanliga metoder och notationer inkluderar flödesschema, SIPOC, värdeflödesanalys och BPMN. Vid kartläggningen skiljs ofta mellan nuvarande tillstånd (as-is) och önskat framtida tillstånd (to-be).

Processsteg innefattar att definiera mål och omfattning, samla data och observationer, modellera processen i ett diagram, valida modellen tillsammans med processägare, identifiera förbättringsåtgärder och prioritera dem, genomföra förändringar och följa upp med mätningar som ledtid, cykeltid, genomströmning och felprocent.

Styrkorna med processkartläggning är ökad begriplighet, bättre kommunikation mellan avdelningar, möjliggörande av standardisering och stöd för kontinuerliga förbättringar. Risker inkluderar överkodning, komplexitet, bristande uppdatering och motstånd mot förändring.

God praxis innebär att involvera processägare och berörda parter tidigt, använda standardiserade symboler, hålla kartor enkla och lättillgängliga, länka kartor till relevanta prestandamått och regelbundet uppdatera dem.

Användningsområden inkluderar produktion och tillverkning, tjänstesektorn, logistik och offentlig verksamhet. Resultatet av en processkartläggning kan ligga till grund för utbildning, beslut om outsourcing eller digitalisering av arbetsflöden.