procedureregels

Procedureregels zijn expliciete regels die vastleggen hoe procedures binnen een organisatie of systeem moeten worden uitgevoerd. Ze beschrijven de stappen, verantwoordelijkheden, deadlines en vereiste documentatie die nodig zijn om activiteiten consistenter, veiliger en conform te laten verlopen.

Ze onderscheiden zich van beleid en werkinstructies: beleid geeft doelstellingen en principes, procedureregels geven de praktische uitvoering; werkinstructies zijn vaak gedetailleerder per taak en richten zich op specifieke handelingen.

Een typische procedureregel bevat onder meer het doel, het toepassingsgebied, betrokken rollen, de opeenvolging van stappen, benodigde input en geproduceerde output, vereiste documentatie, uitzonderingen en escalatie, controles en prestatie-indicatoren. Ook is vaak sprake van versiebeheer, goedkeuring en gearchiveerde oude versies.

Ontwikkeling en onderhoud verlopen meestal via een formalistisch proces: eigenaarschap bij een verantwoordelijke afdeling, betrokkenheid van relevante stakeholders, beoordeling en goedkeuring door bevoegde personen, publicatie en communicatie aan gebruikers, en training. Regels worden periodiek herzien en wijzigen worden beheerd via een wijzigings- of change-managementproces.

Implementatie en naleving vergen toegangscontrole tot de regels, ondersteuning via training, en regulier toezicht zoals audits of controles. Bij niet-naleving kunnen sancties of corrigerende maatregelen volgen.

Voorbeelden van procedureregels zijn een inkoopprocedure binnen een organisatie, een IT-change management-proces en een patiëntopnameprocedure in een ziekenhuis. Procedureregels vormen daarmee een kernonderdeel van governance, kwaliteit en compliance.