preprojectactiviteiten

Preprojectactiviteiten zijn de activiteiten die plaatsvinden voordat een project formeel van start gaat. Het doel is de behoefte en haalbaarheid te valideren en een duidelijke basis te leggen voor besluitvorming en vervolgplanning. Deze activiteiten worden vaak uitgevoerd door de opdrachtgever, een stuurgroep en het start- of projectteam, in afstemming met relevante stakeholders.

Typische onderwerpen zijn onder meer de ontwikkeling van een businesscase; stakeholdersanalyse; haalbaarheids- en behoeftestudies; formulering van een duidelijke probleemstelling, doelstellingen en succescriteria; en het vaststellen van een hoog-niveau scope en eisen. Daarnaast worden risico’s geïnventariseerd, een voorlopige governance- en sponsorstructuur opgezet, en een raming gemaakt van kosten, tijd en benodigde middelen. Ook worden inkoopopties verkend en een voorlopige implementatie- of overgangsplanning opgesteld, vaak in de vorm van een projectinitatiedocument (PID).

De belangrijkste opleveringen zijn een businesscase, een PID of projectcharter, een stakeholderregister, een hoog-niveau scope en doelstellingen, een risicoregister en een batenanalyse. Deze documenten vormen de basis voor formele go/no-go-beslissingen door het bestuur of de sponsor.

Preprojectactiviteiten kaderen in de vroege fase van de projectlevenscyclus en dienen als input voor governance, besluitvorming en de start van de formele projectplanning. Ze dragen bij aan afstemming met strategische doelstellingen en verhogen de kans op succes door vroegtijdige risicobeheersing en duidelijk vastgestelde randvoorwaarden.

Risico’s bij preprojectactiviteiten zijn onder meer onduidelijkheid over verantwoordelijkheden, onvoldoende betrokkenheid van sleutelfiguren en het ontbreken van realistische aannames. Tijdige betrokkenheid van belanghebbenden en kritische toetsing van aannames helpen deze risico’s te beperken.