ordeningsvoorschriften

Ordeningsvoorschriften zijn formele richtlijnen die bepalen hoe archiefstukken, documenten of informatiesets binnen een organisatie worden geordend en beschreven. Ze vormen een basis voor de structuur van een archief en dragen bij aan vindbaarheid, interpretatie en langetermijnbehoud.

In de archiefkunde en bibliotheekwetenschap worden ze gebruikt om fondsen, series en dossiers op een consistente manier in te delen. Een ordeningsvoorschrift geeft aan welke ordeningsprincipes gelden (bijvoorbeeld herkomst, functie of datum), welke niveaus van beschrijving worden gehanteerd en welke namen- en nummeringsconventies worden toegepast. Het beschrijft ook hoe om te gaan met gemengd materiaal, digitalisering en verschillende formaten.

Kernprincipes zijn onder meer respect voor de herkomst (provenance) en behoud van de oorspronkelijke volgorde wanneer mogelijk, evenals een duidelijke hiërarchie: fonds, serie, dossier en eventueel bestand. Het voorschrift bevat bovendien afspraken over terminologie, benamingen, nummering en kruisverwijzingen, zodat gebruikers gemakkelijk kunnen navigeren tussen verwante eenheden en verwante metagegevens.

Ontwikkeling en toepassing: een ordeningsvoorschrift wordt doorgaans opgesteld nadat een fonds in kaart is gebracht, vaak in samenspraak met archivisten en gebruikers. Het bevat de gekozen structuur, concrete criteria voor indeling en procedures voor aanpassing bij nieuwe acquisities. Na goedkeuring wordt het toegepast bij de inrichting van collecties en periodiek herzien.

Invloed en relatie: ordeningsvoorschriften maken deel uit van het archiefbeleid en hangen samen met metadata-standaarden en beschrijvingskaders. Ze vergroten de vindbaarheid, bevorderen consistente beschrijvingen en ondersteunen langetermijnbewaring.