inventarisatieproces

Het inventarisatieproces is een systematisch proces om het bestaan, de locatie, de staat en de waarde van voorwerpen en middelen binnen een organisatie vast te stellen. Het doel is een actueel en betrouwbaar inventarisbestand te verkrijgen, dat dient als basis voor operationele planning, interne controle en financieel verslag.

Toepassingsgebied: het proces wordt toegepast op vaste activa, voorraden, IT-middelen en documenten, en ondersteunt asset management, voorraadbeheer en naleving van wettelijke en fiscale vereisten. Het draagt bij aan transparantie, risicovermindering en betere benutting van middelen.

Kernactiviteiten: planning en afbakening; identificatie en registratie van artikelen (bijv. serienummers, barcodes of RFID-tags); fysieke telling of kruistelling; gegevensinvoer en koppeling aan een centraal registersysteem; reconciliatie met bestaande administratie; aanpak van afwijkingen; rapportage en goedkeuring, gevolgd door periodieke controles zoals cyclusinventarisaties.

Technieken en hulpmiddelen: verwerking in een asset- of ERP-systeem, scannen met barcode- of RFID-scanners, mobiele apps, en locatie- en conditie-informatie die regelmatig kan worden bijgewerkt.

Uitkomsten en nut: een up-to-date registers, betere waardering en afschrijvingen voor de boekhouding, verhoogde naleving van interne controles en regelgeving, en meer inzicht in verbruik, veroudering en potentiële verliezen.

Uitdagingen: onnauwkeurigheden, duplicaten, ontbrekende items, diefstal of veroudering, en de continue noodzaak tot training en procesverbetering.